Je bent je aan het voorbereiden op het project om je ISO 9001-certificaat te gaan halen. En je denkt eraan om daarbij een adviseur in te schakelen. Misschien heb je ondertussen al ontdekt dat het aanbod aan adviseurs enorm is. Net als de beloftes die sommige doen. Maar waarop baseer je nou je keuze? Een belangrijke vraag. Een adviseur die goed bij jouw organisatie past, kan voorkomen dat je onnodig tijd kwijt bent aan uitzoekwerk of verkeerde keuzes. Maar wanneer de samenwerking niet goed aansluit bij jouw wensen en werkwijze, kan dat juist leiden tot frustratie, extra kosten en een kwaliteitssysteem waar medewerkers weinig mee hebben.
In de praktijk zien we dat organisaties vaak weinig moeite hebben met het vinden van potentiële ISO 9001-adviseurs, maar vooral met het beoordelen van de verschillen tussen adviseurs. Waar moet je op letten wanneer je een ISO 9001-adviseur kiest? Heb je behoefte aan een branche-specialist of juist aan een frisse blik van buiten? En hoe belangrijk zijn zaken als locatie, organisatiegrootte en werkwijze? Uiteindelijk blijken de verschillen tussen adviseurs vaak minder te zitten in hun kennis en meer in hun persoonlijkheid en de manier waarop zij met jouw organisatie samenwerken.
Sinds 1994 begeleidt Adburdias organisaties bij vraagstukken rond ISO 9001 en organisatieontwikkeling. En we hebben bij veel bedrijven aan tafel gezeten tijdens hun keuze voor een adviesbureau. Hiervan hebben we geleerd wat voor onze klanten belangrijk is en wat een klant voor óns een goede klant maakt. We leerden trouwens ook veel van de adviesprojecten die niet goed liepen, want die waren er ook... De inzichten in dit artikel zijn gebaseerd op wat wij op die manier in ruim 30 jaar in de praktijk hebben zien werken.
In dit artikel delen we onze inzichten met je. Je leest over welke keuzes je vooraf moet maken, hoe je een goede shortlist opstelt en waarop je moet letten tijdens kennismakingsgesprekken en het beoordelen van offertes. Zodat je niet alleen een deskundige adviseur kiest, maar vooral een adviseur die echt past bij jouw organisatie en jouw doelen.
In het kort
- Er bestaat niet zoiets als “de beste ISO 9001-adviseur”. Wel bestaat er een adviseur die beter bij jouw bedrijf past dan een andere.
- Bepaal eerst wat jij belangrijk vindt. Pas daarna ga je op zoek naar een geschikte adviseur.
- De verschillen tussen ISO 9001-adviseurs zitten vaak niet in hun kennis, maar in de manier waarop zij met jouw bedrijf samenwerken.
- Kies niet alleen op prijs. Een adviseur die goed bij jouw bedrijf past, levert uiteindelijk de meeste waarde.
- Vertrouwen in de samenwerking is belangrijker dan een indrukwekkende offerte.
Hoe kom ik tot een shortlist?
Je gaat natuurlijk op zeker moment googelen. Maar simpelweg de top 5 uit Google halen is geen strak plan, omdat het niets zegt over de inhoud of kwaliteit van het werk van die adviesbureaus (hooguit iets over hun marketingbudget). Die kwaliteit ervaar je pas nadat je voor ze hebt gekozen... Door slimmer en gerichter te zoeken, verhoog je de kans op het vinden van een prettige adviseur. Let daarbij op de volgende punten.
Bepaal eerst je zoekcriteria om een ISO 9001-adviseur te kiezen
Er bestaat niet zoiets als “de beste” ISO 9001-adviseur. Wel bestaat er een adviseur die beter past bij jouw organisatie dan een andere. Daarom is het slim om eerst helder te krijgen wat jij belangrijk vindt. Bij het samenstellen van je shortlist is het handig om daarvoor over vijf onderwerpen na te denken:
- soort begeleiding
- grootte van het bureau
- branchekennis
- regionale nabijheid
- aanbevelingen
Je hoeft niet op alles een antwoord te hebben; het gaat erom dat je er in elk geval over nadenkt.
Zoekcriterium 1: welk soort begeleiding heb je nodig?
In onze blog Zelf doen of adviseur inhuren leggen we uit welk soorten er zijn. Twijfel je tussen maatwerk of een standaard-aanpak? Ofwel tussen de “vrijere” varianten, zoals de procesbegeleider, en de platform-gebaseerde varianten, zoals de implementatiepartner? Overweeg dan een eerste kennismaking met twee adviesbureaus. Een die veel maatwerk doet en een die een standaard-aanpak gebruikt. En zoek daarna voor je shortlist naar een aantal extra adviesbureaus die de soort begeleiding bieden die jouw voorkeur heeft.
Zoekcriterium 2: wat past beter bij jouw organisatie: een groot adviesbureau, of juist een kleiner?
Onder zowel de zelfstandige adviseurs, als onder de middelgrote en grote bureaus zijn uitstekende bedrijven (en hele matige). Je keuze voor de organisatie-omvang van je potentiële adviseur gaat dus niet over de te verwachten kwaliteit. Ook niet over de maatwerk- versus standaardaanpak die hierboven genoemd staat. Wat wél relevant is:
- Hoe groter het adviesbureau, hoe gemakkelijker er bij ziekte, vertrek of vakantie een vervanger voor jouw vaste adviseur(s) wordt gevonden. En als er een keer op een onderwerp een specialist nodig, is de kans groter dat die snel gevonden is.
- Hoe kleiner het adviesbureau, hoe meer ze bij jouw bedrijf betrokken zijn. Een zzp’er is niet vaak ziek, en stopt zijn bureau niet snel en zeker niet onaangekondigd.
- MKB-bedrijven voelen zich in het algemeen meer thuis bij MKB-adviesbureaus. Vaak heeft dat te maken met een vergelijkbare dynamiek en afwezigheid van bureaucratie.
Zoekcriterium 3: heb je meer behoefte aan iemand die jouw branche kent, of juist aan een adviseur die met een frisse blik naar jouw organisatie kijkt?
Het voordeel van iemand die je branche kent, is dat die jouw bedrijf en de context waarbinnen je werkt sneller begrijpt. De generalist weet dat niet, maar kan juist daardoor indringende vragen stellen. Die vragen dwingen je weer goed na te denken over wat jij “normaal” vindt. Het nadeel van een adviseur die de branche kent kan zijn dat hij ook vooringenomen ideeën heeft over hoe bedrijven in die branche behoren te werken (en dat is niet per se hoe jij er ook naar kijkt). Het voordeel van de generalist is dat hij vaak ideeën vanuit andere branches inbrengt.
Zoekcriterium 4: hoe belangrijk vind je het dat een adviseur jouw regio en omgeving kent?
Een adviesbureau dat in jouw regio zit, is letterlijk dichtbij. Handig voor het maken van afspraken. En het kan ook erg prettig zijn dat de adviseur de regio en de bedrijven en instellingen zelf ook kent. Onze ervaring is overigens dat dit niet vaak een hard criterium is. Maar ook dat áls het een criterium is, het ook echt belangrijk is voor het succes van het ISO 9001-project.
Zoekcriterium 5: hoeveel waarde hecht je aan ervaringen van anderen?
Aanbevelingen zijn heel krachtig: je weet immers dat iemand die jij kent en vertrouwt, goede ervaringen heeft. Realiseer je echter dat degene die de aanbeveling deed een ander persoon is dan jij en een ander bedrijf heeft dan de jouwe. Een aanbeveling is dus geen garantie op succes. Maar neem het aanbevolen adviesbureau zeker op je shortlist op!
Let hierop bij je online zoektocht naar een ISO 9001-adviseur
Met je zoekcriteria in de hand kun je je favoriete zoekmachine aan het werk zetten. Pas op met de tips van AI: heel veel adviesbureaus worden niet goed door deze tools opgemerkt. Waar je AI weer wel voor kunt gebruiken is om handige zoektermen te bedenken 
.
De website van het adviesbureau is het eerste signaal of het bij jouw bedrijf past. Wat onze aandacht heeft bij de websites van een concullega (en waar wij op letten voor onze eigen website), zijn het taalgebruik en de inhoud. Zeker bij de kleinere bureaus zitten de adviseurs dicht op de teksten die op de website staan. Dus die tekst zegt veel over hoe ze in de praktijk zijn. Bij de adviesbureaus die vooral een standaardaanpak hanteren, kom je ook meteen meer over die aanpak te weten.
Let op dat (bijna) elk adviesbureau zal zeggen dat het maatwerk levert. En dat klopt in het algemeen ook wel, maar meestal binnen kaders. Kijk dus goed wat ‘maatwerk’ precies inhoudt: gebruikt een bureau een bepaalde IT-toepassing of een bepaalde aanpak, dan zijn de opties om die op maat te maken beperkt. Het kan voor jou goed werken, maar wees je ervan bewust.
Aan de slag met de shortlist van ISO 9001-adviseurs
Je moet zorgvuldig zijn bij het kiezen van een adviesbureau voor ISO 9001. Maar overdrijd niet. Een shortlist met 2 of 3 bureaus, en misschien nog 1 of 2 reserve, is na bovenstaande zoektocht echt genoeg.
Nodig deze bureaus uit voor een kennismakingsgesprek.
6 tips voor de voorbereiding op de kennismaking met de adviseur
Om het maximale uit de kennismakingsgesprekken te halen, bereid je je goed voor:
- Bedenk wat of hoeveel je zelf wilt doen, en welke medewerkers een belangrijke rol hebben. Zie daarvoor ook onze blog Zelf doen of adviseur inhuren. Zo weet je ook welke soorten begeleiding voor jou passend zijn.
- Als je een implementatiepartner of ontzorger zoekt, denk dan goed na of je een koppeling van hun IT-applicatie wilt met de IT-systemen die al bij jullie draaien. Wees kritisch naar jezelf over de vorm van koppeling en hoe essentieel de koppeling is.
- Bedenk in grote lijnen wat je belangrijk vindt aan de persoonlijkheid of uitstraling van de adviseur. Doe dat samen met de medewerkers die je een belangrijke rol in het project wilt geven.
- Zet de criteria die je gebruikt hebt voor het maken van de shortlist nog een keer op een rijtje. Bedenk wat je erover wilt weten van de adviseur. En bedenk hoe belangrijk je ze vindt ten opzichte van elkaar.
- Bedenk wat voor jou belangrijk is in de samenwerking met het bureau. Wil je veel vooraf plannen, of wil je juist flexibel zijn in de afspraken. En wil je dat zij leidend zijn in het project, dat jullie dat zijn, of in samenspraak (en tussen welke personen dan precies). Ook goed om over na te denken is of je meer houdt van afspraken tussen de adviseur en een kleine groep mensen, of ook van workshops met grotere groepen medewerkers.
- Denk na of er een deadline is voor je ISO 9001-project. Of dat er beperkingen zijn aan de inzet die (bepaalde) medewerkers (in bepaalde periodes) kunnen leveren.
Let hierop bij het kennismakingsgesprek met een ISO 9001-adviseur
Voer kennismakingsgesprekken bij voorkeur samen met een of twee collega’s – zeker wanneer die collega(‘s) een belangrijke rol in het ISO 9001-project hebben.
Wanneer je de adviseur als coach, procesbegeleider of interim kwaliteitsmanager wilt gaan inhuren, dan geeft een kennismakingsgesprek van 1 à 1,5 uur je voldoende gelegenheid informatie uit te wisselen en indrukken op te doen. Voor adviseurs die je als implementatiepartner of ontzorger wilt inhuren is een langer gesprek (1,5 à 2 uur) zinvol, omdat je ook een demo van hun systeem krijgt.
De adviseur wil een aanbod doen dat een grote kans heeft om jullie akkoord te krijgen. Hij zal dus vragen naar jullie reden om ISO 9001 te willen, naar jullie wensen en jullie randvoorwaarden. En hij zal vertellen over zijn aanpak. Maar zorg zelf ook dat de informatie die je uitgewisseld wilt hebben, daadwerkelijk aan de orde komt!
Jouw ISO 9001-adviseur kiezen
Na de kennismakingsgesprekken komen logischerwijs de offertes. Die lees je natuurlijk door om te kijken of het verhaal op papier klopt met wat er in het gesprek besproken is. Wij vinden het ook interessant om te kijken of de manier van communiceren in de offerte klopt met de sfeer in het gesprek en met hoe het adviesbureau zegt te communiceren. (Bijvoorbeeld: “wij zijn pragmatisch en klantgericht” klopt niet met een offerte vol jargon en veel plichten voor jullie.)
Vertrouwen is essentieel bij de keuze voor een adviseur
Onze ervaring is dat de keuze voor een adviesbureau vooral gemaakt wordt op basis van het gevoel van vertrouwen. Een gevoel dat zich gedurende de voorgaande stappen heeft opgebouwd.
Kies niet op prijs!
Een adviseur met wie je niet goed overweg kunt, is altijd te duur (en heel vaak wist je dat eigenlijk al na het kennismakingsgesprek…). Voor een adviseur die jullie echt goed helpt, maakt de prijs niet veel uit.
Natuurlijk moet de investering binnen je budget passen. Maar kijk eerst of een adviseur bij jouw organisatie past en pas daarna naar het uurtarief. Om je toch wat houvast te geven op het gebied van de prijs: uurtarieven lopen van € 75 voor sommige zzp’ers tot € 225 voor (grote) adviesbureaus (Adburdias rekent € 175 per uur). En zie verder onze blog Wat kost ISO 9001-certificering.
Bij grotere adviesbureaus kan het zijn dat je wel enthousiast bent over het bureau, maar niet over de voorgestelde adviseur. Of misschien was de kennismaking alleen met een verkoper of de verantwoordelijke partner. Plan in die gevallen gewoon nog een gesprek voordat je de definitieve keuze maakt. Adviesbureaus weten ook dat een match tussen individuele personen (de adviseur(s) en de belangrijkste mensen in jouw bedrijf) essentieel is voor het succes van het project. Zo’n extra gesprek zal dus gemakkelijk geregeld zijn.
Voer zo’n extra gesprek trouwens ook met je beoogde projectleider of interim kwaliteitsmanager.
Waarschuwingen van Diederik
(1) Vraag sowieso geen offerte zonder dat je een kennismakingsgesprek hebt gevoerd. Anders krijg je een standaardverhaal, gebaseerd op aannames. Zo weet je nog niets!
(2) Wanneer je een implementatiepartner of ontzorger aan tafel hebt, is een demo van hun systeem ontzettend belangrijk: je moet zien en voelen dat het bij jouw bedrijf past. Maar zorg dat het gesprek óók gaat over de andere onderwerpen!
Wat kan er fout gaan bij het kiezen van een ISO 9001-adviseur
Tijdens je zoektocht kom je waarschijnlijk adviseurs tegen die direct vertrouwen wekken. Maar er zijn ook situaties waarin je beter nog eens kritisch kunt doorvragen of zelfs verder kunt kijken:
- Er wordt een offerte gestuurd zonder kennismakingsgesprek.
- De adviseur stelt nauwelijks vragen over jouw organisatie.
- Er wordt vooral gesproken over documenten en nauwelijks over processen.
- Je krijgt garanties over het ISO 9001-certificaat.
- Er wordt gezegd dat je nauwelijks tijd hoeft vrij te maken.
De adviseur die bij jouw organisatie past, kies je met zorg
Het kiezen van een ISO 9001-adviseur is geen kwestie van het afvinken van een lijstje met eisen. Natuurlijk zijn zaken als ervaring, branchekennis, werkwijze en prijs relevant. Maar de beste keuze ontstaat meestal uit een combinatie van inhoudelijke deskundigheid én vertrouwen in de samenwerking.
Let tijdens de het kennismakingsgesprek op of de adviseur niet alleen vertelt wat hij doet, maar ook kritische vragen stelt over jouw organisatie. Of zijn aanpak logisch voelt voor jouw situatie. En of jij én de collega's die een belangrijke rol gaan spelen in het ISO 9001-project, het gevoel hebben met hem goed samen te kunnen werken (ook wanneer hij kritisch is).
Laat je keuze daarom niet uitsluitend bepalen door een scherpe offerte of een indrukwekkende presentatie. Een adviseur met wie je prettig kunt samenwerken, die jouw organisatie begrijpt en die een aanpak biedt die bij jullie past, levert uiteindelijk de meeste waarde op. Niet alleen voor het behalen van het certificaat, maar vooral voor het opbouwen van een kwaliteitssysteem waar jouw organisatie ook daarna nog iets aan heeft.
Je weet nu hoe je een adviseur kiest. Wanneer je gaat certificeren, moet je ook weten hoe je een certificeerder kiest. Want ook die heeft invloed op het succes van jouw kwaliteitssysteem. Tips en valkuilen voor de keuze van de certificeerder lees je in ons volgende artikel.
Wij gebruiken vaak de Topweg-methode als kader voor onze begeleiding. Je ziet die onder meer terug in onze checklist voor het invoeren van ISO 9001.
Geschreven door Diederik van der Burg