De Deming-cyclus, ook bekend als de Deming-cirkel, de PDCA-cyclus en de PDCA-cirkel, is een van de meest bekende begrippen uit de kwaliteitskunde. Hij is ook een belangrijke denkwijze in het besturen van organisaties. En hij is sterk bepalend voor de volgorde van de eisen in ISO 9001.
De Deming-cyclus is de visualisatie van een kwaliteitssysteem (georganiseerd en zorgvuldig samenwerken en verbeteren). Hij is bedacht door Walter Shewhart, maar bekend geworden door W. Edwards Deming – vandaar de naam.
PDCA is kwaliteitssysteem
De Deming-cirkel is toepasbaar is op alle soorten organisaties en op alle soorten werk. Elk werk bestaat uit vier soorten activiteiten:
- Plan. Bedenk wat er gedaan moet worden en organiseer de randvoorwaarden.
- Do. Doe je best om het werk volgens het Plan te doen.
- Study (Check). Verifieer geregeld of dat wat er in Plan bedacht is ook daadwerkelijk in Do heeft plaatsgevonden/ is bereikt. Als dat niet het geval is, onderzoek dan waar dat door komt. We kennen de Deming-cyclus met het woordje ‘Check’, maar gezien het onderzoek dat ook in deze activiteit zit, is het door Deming en Shewhart gebruikte ‘Study’ veel beter.
- Act. Doe iets met de constateringen uit Study. Het is immers niet zinvol om alleen maar te constateren dat iets niet is gegaan zoals gedacht, en dan geen maatregelen te nemen om dat in de toekomst te vermijden. Dat betekent dat er wijzigingen in het Plan aangebracht moeten worden, waarmee de cirkel rond is.
Let op: Hoewel de vier kwadranten van de cirkel even groot zijn weergeven, gaat de meeste tijd in de dagelijkse praktijk natuurlijk zitten in Do.
 |
Waarschuwing van Diederik Veel organisaties zijn matig tot slecht in de Study- en Act-activiteiten. Het vraagt terugkijken, stilstaan bij wat er waargenomen wordt en het nemen van doorwrochte besluiten. En dat past lastig bij de dynamiek van de 21e eeuw en de behoefte om vooral daadkrachtig en ambitieus te zijn. Steeds beter worden vereist echter reflectie, dus neem daar de tijd voor! Het alternatief is de Plan-Do-iteratie: heel daadkrachtig bezig zijn, afgewisseld met ambitieuze plannen maken, zonder dat het een het ander wezenlijk beïnvloedt. |
Voorbeelden van de Deming-cyclus in de praktijk
In de uitleg van onze Topweg-methode staat hoe de PDCA-cirkel werkt op strategisch niveau (‘de goede dingen doen’) en op tactisch niveau (‘de dingen goed doen’). Vanaf fase 2: Exploratie word je, beginnend bij Study, door de cyclus geleid.
Op operationeel niveau komt de Deming-cyclus ruwweg als volgt tot uiting:
- Plan. Het projectplan of de productieplanning. Omdat we in de uitvoering zitten, verwacht je in dit plan vooral duidelijkheid over de benodigde mensen, materialen en machines. In het algemeen zijn de werkwijzen een gegeven: die worden op het tactische niveau gepland.
- Do. Produceren en/of diensten verlenen conform plan(ning) en werkwijzen.
- Check. De kwaliteitscontroles. Denk aan: het meten van proceswaarden, productkenmerken, meelezen van rapportages, check door een collega, enzovoorts. Op dit uitvoeringsniveau is er meer sprake van Check dan van Study; de randvoorwaarden zijn vrij vastomlijnd en het is zaak snel bij te sturen. De informatie van de kwaliteitscontroles zijn wel weer informatie in de Study-activiteit op tactisch niveau.
- Act. Aanpassingen doen. Denk aan: het bijstellen van procesparameters, het aanpassen van een rapportage, het bijwerken van een product of nog iets aan de dienst toevoegen, maar ook aan het weggooien van mislukte producten, et cetera. Als belangrijke eisen aan het product of de dienst ondanks (herhaaldelijke) bijstelling niet gehaald kunnen worden, is een escalatie naar de Act-activiteit op tactisch niveau nodig.
- Plan. Verfijningen in het projectplan of de productieplanning. Dit zal eerder liggen in de inzet en tijdsplanning, dan in de eisen waaraan het product of de dienst moet voldoen, zie de opmerking bij Act.